Pipeline único de disparos HCP, do briefing ao go-live.
Intake, fila de produção, teste com o business e calendário de envios de WhatsApp e email da J&J, centralizados na Wikimee. O conteúdo entra com o approval regulatório concluído.
Time de Martech, o setup do ambiente está entregue. O próximo passo é o ajuste do briefing e do aprovador do business, para o go-live de 13/10.
Histórico do projeto
- 14/05Pitch para Martech
Resposta ao desafio do Cubo para orquestração de campanhas de WhatsApp e email.
- 02/06Kickoff e setup do ambiente
Subcontas por cluster, pipeline HCP Journeys e squads configurados ao vivo.
- 12/08Demo presencial
Rollout gradual: a Mariana centraliza o intake e o link da demanda segue por WhatsApp.
- 18/08Proposta de PoC para setembro a dezembro
Opções de 4, 8 e 12 meses em avaliação interna na J&J.
KPIs de sucesso da PoC
- Calendário de envios único e legível para todos os times e clusters
- Briefing completo com SLA mínimo de 2 dias antes do disparo
- Capacity do dia visível para o solicitante antes do pedido
- Status do teste com o business rastreável por todos
Definidos pela Rafaela no kickoff de 02/06.
Com o ponto de partida definido, o cronograma organiza a rota do go-live de 13/10 até o review da PoC em 15/12.
Cronograma
Do ajuste do pipeline ao review da PoC
Datas ajustadas aos feriados de 12/10, 02/11 e 20/11.
O ajuste do pipeline fecha em 09/10, e o onboarding da Mariana acontece em 13/10, logo após o feriado.
A base com CODSID entra no briefing após o aval de Privacy. Até lá, segue pelo fluxo atual.
Com o intake concentrado na Mariana, um backup definido até 09/10 mantém a fila rodando em férias e ausências.
A partir de 13/10, todo pedido recebido por email entra no pipeline da Wikimee no mesmo dia.
O cronograma se apoia em um ambiente já configurado. A seguir, a arquitetura da conta e os ajustes previstos até 09/10.
Ambiente
Arquitetura da conta
Conferido em jnj.wikimee.app, 26/09A estrutura por cluster está pronta. Os próximos ajustes completam o briefing com os campos da Rafaela e ativam o aprovador do business na etapa de teste.
Conta corporativa, 6 de 25 assentos em usoEtapas do pipeline
Campos do briefing
Verde: ativo. Amarelo: entra no ajuste até 09/10.
Squads
MARTECH: Rafaela Bueno e Helaindo Júnior. HCP Engagements: Eiji Yamassaki de Almeida e Mariana Maciel. A visão consolidada de envios fica no Painel, aba Calendário, com filtro por workspace.
Com a arquitetura definida, o fluxo mostra como cada pedido avança no pipeline HCP Journeys, do briefing ao disparo.
Fluxo do pedido
Do briefing ao disparo
Até o fim de outubro, a Mariana faz o intake de todos os pedidos. A partir de novembro, os gerentes de produto abrem o briefing e a Mariana faz o check de qualidade.
- 1Briefing
No HCP Journeys, pelo botão de mais: workspace do cluster, Campanha, Cluster, CTA, Mensagem aprovada e Prazo com a data do disparo. SLA: 2 dias de antecedência.
Quadro, botão de mais - 2Check de briefing e capacity
Briefing completo segue para Ready to Start. Com o dia no limite de 3 jornadas simples, a data é renegociada com o solicitante. Briefing incompleto permanece em Backlog, com menção ao solicitante.
Aba Calendário do quadro - 3Produção da jornada
O responsável assume a demanda e move para Em Desenvolvimento.
Atribuir a mim - 4Aprovação do teste pelo business
Na etapa Testes, o disparo de teste sobe em Aprovações. O business aprova na própria demanda e sinaliza ajustes com pins.
Rodapé da demanda, Aprovações - 5Disparo e fechamento
O envio sai na data do Prazo e a demanda vai para Finalizado. O solicitante acompanha o status pelo link enviado por WhatsApp.
Etapa Finalizado
Papéis
Gerencia acessos e a fila de todos os clusters.
Faz o intake, produz a jornada e sobe o teste.
Abre o briefing e acompanha o status pelo link.
Aprova o teste antes do envio oficial.
FAQ
Qual o papel da Wikimee na aprovação regulatória?
A aprovação regulatória segue o protocolo global da J&J. A Wikimee atua a partir do conteúdo aprovado, no intake, na produção e no envio.
Um solicitante da Colômbia consegue ver tudo o que está agendado para uma data?
Sim. No Painel, aba Calendário, com filtro por workspace e visão diária, semanal ou mensal.
Qual é o escopo do compliance?
A homologação da Wikimee como fornecedora, com avaliação de Segurança da Informação e Privacy. O Helaindo conduz o processo internamente.
O que entra na fase 2?
Fluxos de aprovação de outros materiais com áreas como Compliance e um canal direto com o Customer Success no Teams ou WhatsApp.
Para o fluxo entrar em operação em 13/10, cada decisão abaixo tem owner e deadline.
Pendências
Decisões, owners e deadlines
Os itens com deadline em 09/10 preparam o go-live de 13/10. Cada decisão fechada sai da lista.
- PendênciaOwnerDeadline
- Campos do briefing: objetivo de negócio, base, canal e chamado JDRJRafaela e Customer Success09/10
- Aprovador do business na etapa TestesRafaela09/10
- Regra de capacity e definição de jornada simplesRafaela09/10
- Mapeamento dos gerentes de produto por clusterRafaela e Helaindo09/10
- Backup da Mariana no intakeRafaela09/10
- Subconta de Colômbia, Argentina e Chile confirmarRafaela09/10
- Migração do calendário de outubro a dezembroCustomer Success, com a Mariana09/10
- Formalização da PoC e homologação de fornecedorHelaindoem paralelo
Regras da operação
- Cada disparo é uma demanda. WhatsApp e email da mesma ação ficam agrupados na mesma Campanha.
- O Prazo registra a data e a hora do disparo.
- O calendário da Wikimee é a agenda oficial de envios.