Playbook da prova de conceitoSicredi Sudoeste Araxingu
O manual para o time de Marketing conduzir os testes da Wikimee por dentro da cooperativa, da primeira demanda até a decisão sobre a contratação.
Oi, pessoal. Eu sou o perfil que monta e acompanha o ambiente de vocês. Vou abrir cada capítulo com o que importa para quem vai puxar os testes.
Como chegamos aqui
Do primeiro contato à reunião de onboarding, em cinco dias.
A cooperativa pediu para testar antes de contratar. O ambiente nasceu no dia 29 e na tarde do dia 30 já tinha quadro, squad e a primeira demanda.
- 25/09Pedido de informações e de um ambiente de testes
A Beatriz, de Processos e Inovação, entra no assunto por indicação do William e pede um ambiente de testes de cerca de duas semanas.
Email da Beatriz, 25/09 - 28/09Envio da proposta e da minuta
A Wikimee propõe criar o ambiente da Sudoeste para a prova de conceito e seguir nele depois da aprovação, sem começar do zero.
Email do Peter, 28/09 - 28/09A cooperativa confirma a prova de conceito
Janela de 15 a 30 dias, com Beatriz e William acompanhando o mapeamento das necessidades e a configuração inicial. No mesmo dia sai o link para agendar o onboarding.
Emails de 28/09 - 29/09Conta criada no ambiente
Conta corporativa criada com o nome Sudoeste MT/PA, em sudoestemtpa.wikimee.app.
Conferência do ambiente, 30/09 - 30/09Reunião de onboarding
Primeira configuração feita ao vivo, com William, Beatriz, Ana Flavia, Paula e Peter.
- A estrutura já leva o novo nome, Sudoeste Araxingu, para não gerar retrabalho depois.
- Montar uma casa maior agora, com as subcontas MARKETING e NEGÓCIOS dentro de SUDOESTE ARAXINGU, e decidir o desenho fino depois dos testes.
- O primeiro quadro é o de pedidos para a agência EUE, com as etapas do fluxo que o time já usava e prazo só com data.
- William é o gestor da conta e concentra a comunicação. Ana Flavia e Beatriz acompanham de bastidor.
- No teste o acesso é por email. O login integrado da Sicredi entra depois do contrato.
- Duas pessoas das agências entram como visualizadoras e buscam o conteúdo em Negócios.
- 30/09Conta renomeada para Sudoeste Araxingu
Depois da reunião, a conta ganhou o novo nome e o novo endereço, sudoestearaxingu.wikimee.app. O endereço antigo redireciona para o novo.
Conferência do ambiente, 30/09 - HojeEste playbook
O combinado da reunião organizado para o time, com o ambiente conferido e as pendências de cada um.
Cronograma da prova de conceito
Cinco semanas, do onboarding à decisão. O feriado de 12/10 já está descontado das datas.
A linha vermelha mostra onde estamos hoje. O que mais pesa no prazo é terminar a configuração até 09/10, porque é ela que libera os testes com a agência.
Com a configuração pronta até 09/10, os testes vão de 06/10 a 23/10: são 13 dias úteis com a agência trabalhando no quadro, e ainda sobra a semana de 26/10 para a avaliação final.
Se a cooperativa quiser fechar na marca dos 15 dias, em 15/10, restam só 7 dias úteis de teste. Dá para ver o fluxo andar, mas pouco para avaliar busca, publicação e visualizadores. Nossa sugestão é usar a janela inteira.
Sem os emails do time e as duas pessoas das agências, a configuração de squads e visualizadores não fecha até 09/10.
O teste só mostra valor com demandas reais passando pelo quadro. Semana com feriado e poucos pedidos deixa pouco para avaliar.
O erro relatado pela Paula no portal de campanhas precisa virar chamado pelo menu Ajuda, para não se misturar com a avaliação da prova de conceito.
Mapa do ambiente
Como o ambiente está montado de verdade hoje. Ele está em configuração: o que foi combinado e ainda não existe aparece como pendente.
Conferido no ambiente em 30/09/2026Aqui só entra o que eu vi configurado. Ainda é pouca coisa, e está certo assim: a próxima rodada de configuração acontece quando os nomes e emails chegarem.
Hierarquia da conta
Sudoeste AraxinguConta corporativa, sudoestearaxingu.wikimee.appSquads, workspaces e iniciativas
- SMARKETING
Única squad da conta. O William é a pessoa cadastrada até agora, ao lado do perfil CS.
- WMARKETING
Workspace público da subconta MARKETING, com 1 tarefa. É o espaço para os testes que podem ser desfeitos.
- WNEGÓCIOS
Workspace público da subconta NEGÓCIOS, onde os visualizadores das agências vão buscar o conteúdo.
- WSUDOESTE ARAXINGU
Workspace público da subconta SUDOESTE ARAXINGU, que reúne as outras duas.
- ICAMPANHA DEMONSTRAÇÃO - APAGAR
Iniciativa de demonstração, de 15/10/2026 a 01/01/2027. Sai antes dos testes reais.
O quadro tem três participantes no cabeçalho. O papel de cada um ainda precisa ser conferido confirmar
O que ainda falta configurar
- Convidar o time de Marketing de dentro da squad MARKETING.
- Criar a squad da agência EUE e dar a ela o papel de gestora do próprio quadro.
- Definir quem aprova na etapa Aprovação do quadro AGÊNCIA EUE.
- Cadastrar as duas pessoas das agências como visualizadoras do workspace NEGÓCIOS.
- Apagar a demanda #AE-1 e a CAMPANHA DEMONSTRAÇÃO - APAGAR antes dos pedidos reais.
Papéis e permissões
Quem ocupa cada papel na prova de conceito. O papel vem da squad: trocar a pessoa de squad troca o acesso dela em todo lugar.
Sempre que possível, dê acesso a uma squad e não a uma pessoa. Fica muito mais fácil quando alguém entra ou sai do time.
Monta e ajusta o ambiente sem depender da Wikimee.
- Cria quadros, workspaces e iniciativas
- Convida pessoas e monta squads
- Vê metas e lembretes, que não aparecem para visualizadores
Trabalha em tudo que é criado abaixo do ponto em que está.
- Cria e move demandas
- Sobe peças e anexos
- Recebe notificações conforme a configuração do quadro
Quem é chamado para aprovar passa a ser atribuído na demanda.
- Recebe a notificação da aprovação
- Aprova, reprova ou pede ajuste
- Pode comentar e acompanhar a demanda
Abre o pedido para a agência.
- Cria a demanda com briefing e prazo
- Acompanha a etapa no quadro
- Conversa pelos comentários
Consome o que foi publicado para ela.
- Busca e baixa conteúdos publicados
- Filtra por produto e workspace
- Não vê demandas nem aprovações
Fluxo da demanda
Sete passos, do pedido à peça publicada para quem vai usar. É o mesmo caminho que fizemos ao vivo na reunião.
Fluxo curto funciona melhor. Por volta de sete passos todo mundo sabe onde a peça está. Com quatorze, as pessoas se perdem.
- 1Abrir o pedido
Título, workspace, iniciativa, prazo com data, prioridade e o briefing em anexo.
Demandas, quadro AGÊNCIA EUE, Criar demanda - 2A agência começa
A agência pega o pedido e arrasta para Em Andamento. Dúvidas ficam nos comentários da demanda.
Quadro, etapa Em Andamento - 3Enviar para aprovação
A agência sobe a peça, cria a aprovação e move para Aprovação. O aprovador recebe a notificação.
Demanda, Aprovações, Criar Aprovações - 4Aprovar ou pedir ajuste
O aprovador aprova ou move para Ajustes. Com mais de um aprovador, a demanda espera a consolidação.
Painel, Aprovações - 5Preparar a publicação
Com a peça aprovada, o botão Publicar é liberado. Dê um nome artístico, ligue à campanha e preencha as palavras-chave.
Demanda, peça aprovada, Publicar - 6Definir o período
Use as datas da campanha ou escolha início e fim próprios. A peça passa a aparecer só dentro desse período.
Publicar, período de exibição - 7Entregar para quem usa
A peça sai de dentro da demanda e aparece em Conteúdos para os visualizadores. Se publicou errado, basta despublicar ou trocar.
Menu Conteúdos
Como a tela da demanda está organizada, conferida na #AE-1 em 30/09.
O papel do champion
O William conduz a prova de conceito por dentro. Tudo passa por ele, para ninguém se perder em emails cruzados.
William, a chave do ambiente é sua. Aqui está o que decidir antes, o que fazer toda semana e as poucas regras que evitam retrabalho.
Decidir antes dos testes
- Quem participa do teste, com emailaté 02/10
- As duas pessoas das agências que vão visualizaraté 05/10
- Quem aprova as peças da agência EUEaté 05/10
Rotina durante os testes
- Pedidos reais para a agênciaColocar no quadro os pedidos que iriam para a agência de qualquer jeito.
- Olhar o Painel todo diaAprovações do dia, da semana e do mês ficam separadas.
- Erro vira chamadoMenu Ajuda, na própria tela do problema, com o print.
- Balanço semanalO que funcionou, o que travou e as perguntas para a próxima conversa.
Regras de ouro
- Convide sempre de dentro da squadQuem entra por um link solto não cai em nenhuma equipe.
- Teste que pode estragar vai para MARKETINGÉ o workspace para experimentar sem medo.
- Publique com informação completaNome artístico, campanha, palavras-chave e período. É isso que a busca encontra.
- Fluxo curtoResista a criar etapas novas antes de testar as que já existem.
Critérios para aprovar a prova de conceito
- Pedidos reais percorreram o quadro da agência EUE do pedido ao Aprovado.
- Os aprovadores receberam a notificação e aprovaram sem precisar de ajuda.
- Peças publicadas aparecem em Conteúdos, dentro do período definido.
- Os visualizadores das agências encontram pela busca o que foi publicado para eles.
- As notificações chegam só para quem precisa agir.
- O time cria quadros e convida pessoas sozinho, sem pedir à Wikimee.
Perguntas e respostas
Todas as perguntas que o time fez no onboarding, com a resposta dada. Filtre pelo assunto.
Se a sua dúvida não estiver aqui, leve para a reunião de segunda. As respostas novas entram na próxima versão deste playbook.
Pendências
O que falta decidir ou configurar, com quem está e até quando. Quando algo é resolvido, sai desta lista.
A maior parte vence antes da reunião de segunda. Com esses itens resolvidos, a configuração fecha e os testes começam de verdade.